Die Gästeliste zur Hochzeit gut planen

Für viele Hochzeitspaare ist die Gästeliste ein schwieriges Unterfangen. Da sie jedoch sehr wichtig für die weiteren Planungen ist - von der Anzahl der Gäste hängen die Auflagenhöhe der Einladungskarten, die Größe der Location und letztendlich auch die Gesamtkosten ab - sollte sie frühzeitig in Angriff genommen werden.

Damit es für euch etwas einfacher wird, eine Gästeliste zu erstellen, haben wir einige Tipps für euch zusammengefasst.

Die wichtigsten Menschen sollen bei der Hochzeitsfeier natürlich dabei sein. Eine gute Planung vorab ist sinnvoll. (Foto: Pixabay)

1. VORBEREITUNG DER GÄSTELISTE: RAHMEN ABSTIMMEN

Braut und Bräutigam sollten sich zunächst über den Rahmen einig sein, in dem die Hochzeit stattfinden soll. Ob ihr euch für eine kleine standesamtliche Trauung im engsten Familienkreis oder für das volle Programm mit kirchlicher Zeremonie und großer Feier mit der kompletten Verwandtschaft, Freunden und Bekannten entscheidet, hängt zumeist von vielen Faktoren ab: Traditionen, Budget, eine bestimmte Wunsch-Location und natürlich von euren Vorstellungen, was eine Traumhochzeit für euch ausmacht.

2. GÄSTE IN GRUPPEN EINTEILEN

Für eine gute Übersicht ist es sinnvoll, die Gäste in Gruppen einzuteilen. Dazu bieten sich Kategorien wie Familie, Freunde, Arbeitskollegen oder Vereinskameraden an, so dass sich auf Basis der Einteilung auch später eine Sitzordnung oder eine Entscheidung ableiten lässt, wer zur standesamtlichen Trauung, wer in die Kirche und wer zur anschließenden Feier eingeladen wird. Natürlich ist es auch möglich, nach „Gästen der Braut“, „Gästen des Bräutigams“ und „Gemeinsamen Freunden“ zu unterteilen. Wenn ihr noch unschlüssig seid, wie groß eure Hochzeit werden soll, könnt ihr auch Prioritätengruppen wie „Muss unbedingt kommen“, „Hätten wir sehr gerne dabei“, „Kann eventuell kommen“ bilden.

Vergesst bei all der Planung auch die Dienstleister, die zeitweise den Tag mit euch verbringen wie beispielsweise den DJ oder den Fotografen, nicht.

Mit 200 Leuten in die Kirche? Hier ist es besser die Gäste in Gruppen einzuteilen und nur den engeren Kreis mitzunehmen. (Foto: Pixabay)

3. KONSENS ÜBER GÄSTEAUSWAHL ERZIELEN

Um von Anfang an die Hochzeitsplanung harmonisch zu gestalten, sollte über die Gästeauswahl ein Konsens bestehen. Falls dann doch einmal eine Unstimmigkeit aufkommt, weil euer Partner jemanden einladen möchte, den ihr selbst nicht dabei haben möchtet, erstellt doch zunächst eine separate Liste dieser Personen, so dass ihr darüber später diskutieren oder sie gegebenenfalls nachladen könnt. Bei der Gästeplanung solltet ihr auch immer berücksichtigen, dass jeder Gast Geld kostet. Man kann mit Kosten von rund  150 bis 250 Euro pro Teilnehmer rechnen.

4. BUDGET REICHT NICHT FÜR GÄSTELISTE

Hat eure Liste das Budget gesprengt, gibt es einige Möglichkeiten, dennoch möglichst viele  Gäste zu berücksichtigen. Zunächst könnt ihr die Personen auf die einzelnen Programmteile am Hochzeitstag aufteilen. So kommen einige nur zur Trauung und zum Sektempfang und andere erst zur Feier, wenn nach dem Essen abends die Party losgeht. Zudem gibt es ja noch die Option, einen großen Polterabend zu veranstalten oder zu einer After-Wedding-Party mit Grillen und gemeinsamen Hochzeitsfotos anschauen einzuladen.

Familie, Kollegen, Sportverein: auch bei einem großen Bekanntenkreis wird die Gästezahl meist automatisch durch das Budget begrenzt. (Foto: Pixabay)

5. GÄSTELISTE VERFEINERN

Steht die grobe Gästeliste fest, habt ihr eine gute Grundlage, um die weitere Planung anzugehen und etwa die Location auszusuchenn. An dieser Stelle könnt ihr auch noch nachjustieren, bei Budget-Knappheit Gäste streichen oder sie innerhalb der Hierarchien verschieben. Ihr könnt im Nachhinein immer noch Leute nachladen, wenn ihr wollt. Gäste wieder auszuladen ist dagegen schwierig.

Auf eurer Gästeliste könnt ihr nun auch weitere Einzelheiten vermerken wie zum Beispiel Nahrungsmittelunverträglichkeiten, Vegetarier oder Veganer oder andere Dinge, auf die bei der Planung der Feier geachtet werden muss.

6. KRISENMANAGEMENT

Um Konflikte – und ja, die können schnell kommen, denn man kann es kaum jedem recht machen – im Vorfeld zu vermeiden, solltet ihr heikle Themen offensiv angehen. Erklärt, warum ihr Person A einladet, aber Person B nicht dabei sein kann. Manchmal soll es eben nur eine Feier im kleinen Kreis werden. Nennt das Problem beim Namen, indem ihr auf den Platzmangel in der Location eingeht oder das Budget-Problem ansprecht.

Rechnet auch mit Absagen: im Durchschnitt sind das immerhin rund 15 bis 20 Prozent.