Den Ablauf der Hochzeit richtig planen

Damit ihr eure Trauung und die Feierlichkeiten so richtig genießen könnt, solltet ihr im Voraus bereits den Ablauf festlegen. Hier findet ihr einige Tipps für die beste Reihenfolge der Programmpunkte sowie die Zeitplanung – und wie ihr und eure Gäste am besten einen Überblick behalten könnt. Am besten weiß jede und jeder bereits im Vorfeld genau, wofür sie oder er zu welchem Zeitpunkt zuständig ist.

Wurde an alles gedacht? Ein Ablaufplan erleichtert die Organisation der Hochzeitsfeier. (Foto: Adobe Stock)

Es gibt natürlich nicht einen einzig richtigen Masterplan für Hochzeiten, denn die Feierlichkeiten sind so einzigartig wie die Paare selbst. Macht euch am besten als allererstes Gedanken darüber, ob ihr am Tag der standesamtlichen Trauung auch direkt kirchlich heiraten und eine Party steigen lassen wollt. Dabei ist selbstverständlich alles, was über den standesamtlichen Termin hinausgeht, optional oder kann auch zeitversetzt gefeiert werden. Danach solltet ihr besprechen, welche Punkte euch wichtig sind und welche nicht so sehr – um anschließend tiefer in die Planung einzusteigen. Die folgenden Schritte helfen euch dabei.

1. Überblick über Programmpunkte verschaffen

Meistens ist der Tag der Hochzeit bereits in Trauung, Essen und Feier aufgeteilt, sodass dieser Rahmen bereits eine erste Orientierung gibt. Ihr könnt aber auch ganz individuell den Ablauf gestalten und dabei einzelne Punkte hinzufügen oder weglassen. So kann zum Beispiel der Sektempfang unmittelbar am Trauort stattfinden oder aber erst an der Partylocation. Die Hochzeitstorte könnt ihr schon bei der Kaffeetafel oder zum Mitternachtsbuffet anschneiden.

Listet also zunächst alle Punkte auf, die Teil eurer Feierlichkeiten sein sollen – zunächst ganz unabhängig von der Dauer oder einer Reihenfolge. So bekommt ihr schon mal einen ersten Überblick. Vergesst dabei nicht die Trauung selbst und das „Getting Ready“ mit Friseur, Make-up und dem Ankleiden. Auch Fahrtwege mit etwas zeitlichem Puffer sind zu berücksichtigen. In der Tabelle findet ihr einige Ideen und eine grobe Schätzung der Dauer. Doch auch ausgefallenere Aktivitäten wie ein Feuerwerk können von euch noch ergänzt werden. Anschließend schätzt ihr möglichst realistisch ein, wie lange die jeweiligen Punkte bei euch in etwa dauern werden.

2. Ablauf und Uhrzeiten festlegen

Im zweiten Schritt bringt ihr eure Punkte in eine sinnvolle Reihenfolge und beginnt dabei am besten mit der Trauung selbst, denn diese hat meistens eine feste Uhrzeit. Auf der Zeitpunkt für den Beginn der Feier an der Partylocation steht häufig schon früh fest. Von diesen Zeitpunkten aus könnt ihr dann vor- beziehungsweise rückwärts planen – und solltet dabei unbedingt Zeitpuffer hinzurechnen, um ganz entspannt zu bleiben, wenn mal etwas länger dauert oder ihr unerwartet im Stau stehen solltet. Außerdem könnten eure Gäste Überraschungen für euch vorbereitet haben, die nicht im Zeitplan stehen.

3. Detailplanung

Das Wichtigste habt ihr jetzt bereits geschafft, nun geht es ans Feintuning: Den einzelnen Punkten werden dabei weitere Details, Verantwortliche und Ansprechpartner zugeordnet. Das Notieren von Handynummern bestimmter Gäste und Dienstleister hilft dabei, dass alle erreichbar sind und kurzfristig auf Änderungen reagieren können. Schreibt für alle übersichtlich auf, wer wann an welchem Ort sein soll, damit keine Unsicherheiten entstehen. Von euch ernannte Koordinatorinnen oder Koordinatoren, zum Beispiel die Trauzeugen, behalten dabei die Fäden in der Hand, damit ihr nicht selbst auf alles achten müsst. Wollt ihr, dass wirklich alle entspannt feiern können, ist auch die Buchung eines Wedding-Planners eine Option.

4. Finalisierung und Prüfung

Geht noch einmal alles durch und lasst im Idealfall auch noch jemand anderen mit auf die Planung schauen, damit auch alle Punkte und Details bedacht wurden. Dieses Vorgehen sollte auch einige Wochen und dann noch einmal einige Tage vor der Hochzeit wiederholt werden, da sich schließlich Uhrzeiten verschieben oder Punkte wegfallen könnten. Dann sollte der Zeitplan so bald wie möglich angepasst werden. Bringt dann auch alle involvierten Personen auf den neusten Stand.

5. Ablaufplan rechtzeitig kommunizieren

Euren Gästen präsentiert ihr selbstverständlich nicht den gesamten Zeitplan, sondern nur die für sie relevanten Punkte. Wichtig sind für die Hochzeitsgesellschaft üblicherweise: Die Uhrzeit der Trauung, Punkte wie Sektempfang, Essen, das Anschneiden der Torte oder auch andere Highlights.

Macht den Plan am besten vorher sowie während der Feier selbst allen möglichst einfach zugänglich – zum Beispiel auf den Tischen oder auf liebevoll dekorierten Stell- oder Leinwänden. So wird der praktische Zeitplan auch gleich noch zum Dekorations-Objekt.

Hier sind ein paar Bastelideen, die ihr entweder selbst umsetzen oder von einem Dienstleister gestalten lassen könnt:

• Flyer auf den Sitzen der Kirchenbank
• Im Kirchenheft
• Gestaltet als Fächer am Stiel
• Als großes Schild für alle Gäste gut sichtbar aufgestellt
• Als Beilage zur Einladung
• In Form eines Festival-Armbands

Für die Überbrückung von Leerlaufzeiten im Plan sind zeitlich unabhängige Aktivitäten beliebt: Mit Häppchen, Gästebuch, Fotobox, einem kleinen Buffet an Süßigkeiten oder auch Mini-Spielen, die die Gäste selbstständig durchführen können, langweilt sich garantiert niemand. Sehr viele dieser Dinge können sogar selbst gebastelt werden, sodass nicht einmal hohe Kosten anfallen. Vielleicht ist die gemeinsame Vorbereitung solcher Spiele auch eine tolle Idee für den Junggesellinnen- oder Junggesellenabschied? Macht euch aber auch keine Sorgen, wenn Gäste mal eine Weile nicht „entertained“ werden, denn sie freuen sich bestimmt auch über eine kleine Pause oder ein paar nette Gespräche.

In Kürze

Die Erstellung eines Zeitplans für den Tag eurer Hochzeit – oder aber mehrere Tage mit Feierlichkeiten – ist im Grund nicht schwer, wenn ihr möglichst früh damit beginnt und ihn immer wieder auf seine Aktualität prüft. Überlegt euch, was euch persönlich für die Traumhochzeit wichtig ist, wie lange die Programmpunkte und Vorbereitungen dauern und was die sinnvollste Reihenfolge ist. Habt keine Angst vor Pausen, denn die vergehen meistens viel schneller als gedacht und sichern euch einen stressfreien Ablauf des Tages. Lasst immer mal wieder auch jemand anderen mit auf die Planungen schauen, um nichts zu vergessen und teilt euren Gästen die für sich wichtigen Punkte mit.

Viel Spaß bei den Vorbereitungen für eure ganz persönliche Traumhochzeit!